Rekisterinpitäjä
Stepfix Oy (Y-tunnus: 2782183-7)
Rajamaankuja 7 B 3-4, 02970 Espoo
Rekisterin nimi
Stepfix Oy:n asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Asiakasrekisterin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn ja Stepfixin väliseen sopimukseen taikka Stepfixin oikeutettuun etuun ja asiakassuhteeseen. Käsittely on tarpeen asiakkuuksien hoitamiseksi, liiketoiminnan kehittämiseksi, paremman asiakaskokemuksen varmistamiseksi sekä markkinointiviestinnän ja mainonnan hoitamiseksi. Rekisteriä käytetään myös takuutietojen säilyttämiseen ja hallintaan.
Käsittelyn oikeusperusteet (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679, art. 6):
- Sopimus: tilausten ja asiakassuhteen hoitaminen (art. 6.1 b)
- Oikeutettu etu: asiakassuhteeseen perustuva markkinointi, toiminnan kehittäminen ja mainonnan kohdentaminen (art. 6.1 f)
- Suostumus: sähköinen suoramarkkinointi siltä osin kuin laki sitä edellyttää sekä ei-välttämättömät evästeet (art. 6.1 a)
- Lakisääteinen velvoite: kirjanpitoon liittyvät tiedot (art. 6.1 c)
Tarjotakseen kiinnostavia sisältöjä, markkinointiviestejä ja mainontaa Stepfix profiloi asiakkaitaan. Stepfix ei tee rekisteröityyn kohdistuvia automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.
Rekisterin sisältämät tiedot
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Tiedot käsitellyistä tilauksista
- Tilausten toimitusaika
- Markkinointilupaan liittyvät tiedot (lupa tai kielto)
- Rekisteröidyn itse ilmoittamat ja palveluiden käytöstä pääteltävät kiinnostuksen kohteet.
Stepfix kerää tietoja myös evästeillä ja vastaavilla tunnisteilla. Asiakastietoja ja evästeillä kerättyjä käyttäytymistietoja voidaan yhdistää evästekäytännössä kuvatuin tavoin.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään pääosin rekisteröidyltä itseltään uutiskirjeen tilauksen, asiakkaaksi rekisteröitymisen, oston tai arvontaan tai tilaisuuteen osallistumisen yhteydessä sekä Stepfixin omasta toiminnasta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille seuraavia poikkeuksia lukuun ottamatta:
- Viranomaisille lainsäädännön edellyttämällä tavalla tai yritysjärjestelyiden yhteydessä.
- Luottopäätökseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa.
Lisäksi Stepfix voi jakaa salattuja (hashattuja) asiakasrekisterin tietoja mainonnan kohdentamista tarjoaville yhteistyökumppaneille, kuten sosiaalisen median ja digitaalisen mainonnan alustoille (esim. Meta, Google, TikTok). Kumppani yhteensovittaa tiedot omiin tunnisteisiinsa ja luo niistä kohderyhmiä, mukaan lukien mukautetut kohderyhmät ja niihin perustuvat samankaltaisuusyleisöt, joita käytetään Stepfixin mainonnan kohdentamiseen ja mittaamiseen. Käsittely perustuu Stepfixin oikeutettuun etuun, ja rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tähän tarkoitukseen tapahtuvaa käsittelyä sekä saada pyynnöstä tieto käytetyistä vastaanottajista.
Stepfix hyödyntää toiminnassaan myös yhteistyökumppaneita (henkilötietojen käsittelijöitä) ja voi siirtää asiakasrekisterin tietoja näiden prosessoitavaksi Stepfixin lukuun. Näille ei muodostu luovutetuista tiedoista omaa henkilörekisteriä, ja tiedot tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn päätyttyä.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käytettäessä mainosalustoja (kuten Meta, Google tai TikTok) tietoja saatetaan siirtää kolmansiin maihin. Tällöin siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia, kuten komission vakiosopimuslausekkeita (SCC) tai EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehystä (DPF).
Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään käyttötarkoituksen edellyttämän ajan:
- Asiakassuhteen tiedot: asiakassuhteen ajan ja kohtuullisen ajan sen päättymisen jälkeen
- Markkinointi: markkinointiluvan voimassaolon ajan tai kunnes suostumus peruutetaan
- Kirjanpitoaineisto: tositteet 6 vuotta ja kirjanpitokirjat sekä tilinpäätös 10 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta (kirjanpitolaki)
- Takuutiedot: takuun voimassaolon ajan
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri sijaitsee salasanasuojatulla palvelimella, ja käyttöoikeus edellyttää Stepfixin sisäisen verkon henkilökohtaisia käyttäjäoikeuksia. Pääsy tietoihin on vain henkilöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
- Saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
- Vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua tai täydennystä
- Vaatia henkilötietojensa poistamista
- Saada tietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (siirrettävyys)
- Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä oikeutettuun etuun perustuen, mukaan lukien suoramarkkinointi ja mainonnan kohdentaminen
- Peruuttaa antamansa suostumus
- Vaatia käsittelyn rajoittamista
Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse osoitteeseen info@stepfix.fi tai kirjeitse osoitteeseen Rajamaankuja 7 B 3-4, 02970 Espoo.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo Stepfixin käsitelleen henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto: tietosuoja.fi